Wir haben am Samstag, den 09.06.2012 in Regensburg geheiratet. Unsere Hochzeit wurde innerhalb von 6 Monaten konzipiert, geplant und durchgeführt. Viele sog. "Fachmagazine" beginnen bei ihrer Planung 1 Jahr oder gar 2 Jahre im vorraus. Dies muss nicht sein, wenn man einige dieser Tipps beherzigt.
Der Termin
Am Anfang jeder Planung sollte natürlich der Termin stehen. Das klingt zunächst trivial, kann sich jedoch als unüberwindbarer Stein im Weg entpuppen. Fakt ist:
- Wem der Termin egal ist, der kann sich mehr auf die Location konzentrieren.
- Wem der Termin sehr wichtig ist, sollte diesen zuerst klar machen.
Beide Optionen haben eins gemeinsam: Man sollte vorab abklären, ob zum gewählten Termin überhaupt Trauungen angeboten werden. Zum Beispiel ist es bei der Stadt Regensburg so, dass nur neben den regulären Terminen unter der Woche (außer an Feiertagen) nur am 2. und letzten Samstag eines Monats getraut wird.
Der Termin beim Standesamt kann frühestens 6 Monate im vorraus gebucht werden - ist dann jedoch auch schnell belegt. Somit sollte man dies genau 6 Monate vor dem gewünschten Termin buchen.
Die Location
Der Veranstaltungsort ist der zentraler Bestandteil des Hochzeitsfests. Folgende Fragen sollten auf jeden Fall vorab bzw. mit entsprechenden Veranstaltungslokalitäten abgeklärt werden:
- Ist ein Sektempfang möglich?
- Möglichkeit für ein Kuchenbuffet mit Kaffee?
- Muss man die Kuchen selbst organisieren oder wird das zentral erledigt?
- Kann man ein warmes Buffet anbieten?
- Wird vom Veranstalter gecatert oder muss man dies selbst organisieren?
- Ist ein kaltes Buffet Mitternachts möglich?
- Wie siehts mit Desserts aus?
- Was sind Getränkepreise und wo sind Pauschalpreise möglich?
- Wie verfährt man bei Sondergetränken wie z.B. Longdrinks?
- Ist die Dekoration bereits enthalten bzw. gibt es einen entsprechenden Partner?
- Wie sieht es mit Stuhlhussen aus?
- Wieviel Leute dürfen maximal kommen?
- Welche Weine würden ausgewählt werden und zu welchem Preis?
- Gibt es ein Probeessen und eine Weinverkostung?
- Gibt es Saalmiete?
- Bis wann darf gefeiert werden?
Selbstverständlich sind je nach Planung noch weitere Fragen möglich. Die hier aufgestellten Fragen sollen nur die ungefähre Richtung andeuten. Für Hochzeiten in Regensburg gibt es jede Menge möglicher Veranstaltungsorte, u.a.
- Herzogssaal
- AntoniusHaus
- Kolpingsaal
- Salzstadel
- Spitalkeller
- Haus Heuport
- Leerer Beutel
- Fürstliches Brauhaus
- Großer / Kleiner Dollingersaal
- Großer / Kleiner Runtingersaal
- Thon-Dittmer-Palais
- SORAT Insel-Hotel Regensburg
- Schlossgarten Prüfening
- Gewächshaus Blumen Trede
- Museumscafe Regensburg
- Historisches Gut Buchhof
Daneben gibt es noch im Umkreis eine größere Auswahl, u.a.
- Hotel Held in Irl
- Hotel am See in Neutraubling
- Gut Grafenried in Eilsbrunn
- Klosterwirtschaft Pielenhofen
- Vogelhaus Bad Abbach
Auch ausgefallenere Möglichkeiten existieren, z.B.
- Kristallschiff (Veranstalter GT Management & Company)
Um sich mehr unter dem "Kristallschiff" vorstellen zu können, kann folgender Werbetext hilfreich sein:
Schon von außen sind die beiden Schiffe wahre Schmuckstücke, doch an diesem Tag putzen sie sich für Sie ganz besonders heraus. Die Besucher der vergangenen Jahre bezeichnen Kristallprinzessin und Kristallkönigin als die schönsten weit und breit – und manche kommen auch immer wieder, um das Flair an Bord noch einmal zu erleben.
Wichtig ist zu realisieren, dass jede Location ihre eigenen Vor- und Nachteile hat. Welcher Ort ideal für die Hochzeitsfeier ist, hängt von allerlei persönlichen Faktoren ab. Jemanden sollte allerdings klar sein, dass
- Entweder direkt gecatert werden sollte oder man selbst die freie Auswahl haben muss. Dies ist bei Locations wie z.B. Gut Grafenried nicht gegeben.
- Orte in der Stadt von der Übernachtungssituation her stark im Vorteil sind. Hier können Gäste ihr Hotel auf jeden Fall zu Fuß erreichen. Mancher Gast (oder auch das Brautpaar) können gar nach Hause gehen.
- Einige (v.a. öffentliche) Veranstaltungsorte, z.B. die Runtingersäle, spezielle Nacht- und Brandschutzverordnungen haben. Dies wirkt sich zum einen auf die Dauer der Feier aus (z.B. Schluss um Mitternacht), zum anderen auf die Dekoration im Saal (z.B. keine Kerzen).
- Einige Veranstaltungsorte unverschämt hohe Getränkepreise verlangen. So zahlt man beim leeren Beutel rund 4 EUR pro Flasche Mineralwasser. Bei 3 Flaschen pro Gast (Minimum) und rund 80 Gästen entspricht dies 240 Flaschen, also rund 1000 EUR (nur für Wasser).
Wichtig ist, dass man mit möglichst vielen Veranstaltungsorten Gespräche vereinbart. Stellt man jedem Veranstalter ein ähnliches Set von Fragen, und vergleicht die entsprechenden Preise so kommt man am Ende immer zu einer optimierten Lösung. Ein weiterer Vorteil dieses Vergleichsverfahrens ist, dass man durch die Gespräche auch auf neue Ideen kommt. So konnten wir die Entscheidung fällen die Vorspeise servieren zu lassen, das Hauptgericht und die Nachspeise jedoch als Buffet anzubieten. Dies kam bei den Gästen sehr gut an und war auch für den Veranstalter kein Problem.
Eine Entscheidung für den Saal sollte auf jeden Fall 4 Monate vor der Hochzeit gefallen sein. Umsehen sollte man sich mindestens 5 Monate davor, wobei zu diesem Zeitpunkt bereits viele Locations gebucht sein werden. Je früher man sich den Termin festhalten lässt bzw. das Gespräch sucht, umso wahrscheinlicher kann man den Saal noch buchen.
Hochzeitstorte
Die Hochzeitstorte sollte auf jeden Fall selbst gewählt werden und nicht vom Veranstalter ausgesucht werden. Manchmal arbeiten die Veranstalter direkt mit einem Konditor zusammen - dieser sollte einem qualitativ natürlich zusagen. In diesem Fall bietet es sich an die Hochzeitstorte auch von diesem Konditor zu bestellen. In Regensburg gibt es viele sehr gute Konditoren, z.B.
- Chocolat in Tegernheim
- Kuchenbar in Stadtamhof
- Opera in Prüfening
- Prinzess Café in der Innenstadt
Für die Hochzeitstorte wächst der Preis mit der Zahl der Stockwerke, Füllung, Verzierung u.ä. an. Für 80 Personen wird man in etwa einen Preis von 280 EUR (d.h. ein Faktor von rund 3,5) erwarten müssen. Der Preis sollte nicht signifikant nach oben abweichen.
Eine Bestellung rund 7-10 Tage vor der Hochzeit reicht auf alle Fälle aus.
Band
Die richtige Musik ist auf jeden Fall wichtig. Wer denkt, dass Musik von einer Anlage zur selben Stimmung führt wie Musik von einer Band, liegt defeinitiv falsch. Daher sollte man sich rechtzeitig auf Bandsuche begeben. Hier gibt es wieder mal große Preisspannen. Kennt man bereits eine Band oder hat persönlichen Bezug zu dieser, so sollte man versuchen diese auch zu buchen. Wichtig ist von der Band preislich, persönlich und auch qualitativ überzeugt zu sein.
Die Bandsuche sollte direkt nach der Wahl des Veranstaltungsortes beginnen. Genaue Vorgaben können je nach Band und Wunsch ein paar Monate bis ein paar Tage vor der Veranstaltung geäußert werden.
Aktionen
Man sollte nicht zu viel an Spielen und speziellen Aktionen einplanen - auch zu wenig wäre nicht gut. Eine Brautentführung oder Stadtführung zwischen dem Kuchenbuffet und Abendessen ist ideal. Nach dem Abendessen können auch nicht sehr viele Spiele durchgeführt werden, da hier Tanz und Geschenkübergaben im Regelfall vorkommen. Viele Gäste verlassen die Hochzeit ab Mitternacht, weshalb Spiele danach auch nicht mehr so sinnvoll sind.
Sinnvoll ist es also, eine Aktion Nachmittags zu planen und um die drei Spiele Abends. Auch eine kleine Aktion zum Sektempfang, wie z.B. das Steigen von Luftballons, bietet sich an. Viele Aktionen können sehr kurzfristig (bis zu 3 Wochen vor der Hochzeit) geplant werden - andere benötigen mehr Anlaufzeit.
Fotograf
Man muss sich Anfangs überlegen für welchen Zeitraum man einen Fotografen engagieren möchte. Fakt ist, dass man die Finger von möglichen Hochzeitsangeboten lassen sollte. Am Besten man versucht einen Fotografen zu mieten, d.h. man bezahlt ihn auf Stundenbasis und erhält am Ende alle Bilder (inkl. der Rechte an den Bildern) in Originalauflösung.
Fotografen verlangen ansonsten für spezielle Serien ein Grundgehalt. Man erhält digitale Bilder meistens nur sehr teuer (je nach Fotograf um die 30-60 EUR / Bild), was schnell zu einer enormen Ausgabe werden kann. Viele Fotografen bieten digitale Zusammenstellungen aller Bilder für 1000 - 1500 EUR an. Daher die obige Empfehlung einen Fotografen mit bestimmten Stundentarif zu mieten.
Fotografen gibt es viele und daher kann man sich ruhig bis 2 Monate (oder weniger) vor der Hochzeit Zeit lassen. Hier gilt das selbe wie beim Veranstaltungsort: Viele Anschreiben und Gespräche führen. Preise vergleichen und die Vorstellungen konkret aussprechen. Viele Fotografen versuchen sich um konkrete Preisangaben zu drücken - hier kann man wieder auf fixe Stundensätze zu bestimmten Zeiten (z.B. 11:00-14:00, d.h. 3 Stunden) zurückgreifen.
Tischeinteilung und Dekoration
Natürlich sollte die Tischplanung erst nach der Antwort aller Gäste vorgenommen werden. Da jedoch einige Gäste sicherlich noch in der Zeit vor der Hochzeit absagen werden, empfiehlt es sich bis 2 Wochen vor der Hochzeit mit der endgültigen Tischplanung zu warten.
Zu diesem Zeitpunkt sollte dann auch feststehen, welche Tische, d.h. wieviele mit welcher Form und wieviel Plätzen, verwendet werden. Außerdem sollte man bereits einen Blumenhändler gesucht haben. 10 Tage vor der Hochzeit sollte man dann mit dem Blumenhändler die entsprechenden Gedeke, Anstecker, Brautstrauß und womöglich Autoschmuck geklärt haben. Anlieferung und Abholung sollten im Preis enthalten sein.
Tischkarten können sehr schnell sehr aufwendig und teuer werden. Dies ist oftmals unnötig. Jeder Tisch braucht im Prinzip nur einige schöne Speisekarten und eine kleine Platzkarte. Hier kann man sich kreativ betätigen und nette Sachen basteln. Fakt ist: Wer irgendwo fertige Platzkarten einkauft, wird sehr viel Geld für relativ wenig Leistung bezahlen. Ein Beispiel: Man könnte Hochzeitsmandeln in einem Säckchen kaufen. Jede fertige Packung kostet 5 EUR. Bestellt man Hochzeitsmandeln und Säckchen einzeln, so kostet das insgesamt 20 EUR für bis zu 100 Gäste. Die selbstgebastelte Lösung ist also um einen Faktor 25 billiger. Hier ist natürlich nicht die eigene Arbeitsleistung einberechnet - Fakt ist jedoch, dass Gäste Unikate mehr schätzen als lieblos erstellte (und auch noch richtig teure) Gegenstände.
Spezielles
Man sollte sich bei der Hochzeit preislich nicht ruinieren. Man veranstaltet die Hochzeit nicht um Gewinn zu machen - aber auch nicht um finanziell Schiffbruch zu erleiden. Daher gilt: nicht sparen aber auch nicht jeden Preis akzeptieren.
Es ist wichtig, dass Gäste mit speziellen Esseneinstellungen (Veganer, Vegetarier, Leute mit gewissen Lebensmittelallergien) auch speziell behandelt werden können (ohne bzw. mit geringen zusätzliche Kosten!). Dies sollte von einem guten Catering erwartet werden können.
Das Probeessen kann rund 1 Monat vor der Veranstaltung statt finden, die Weinverkostung in der Woche davor. Dies hängt jedoch auch von den Zeitplänen des Veranstalters ab. Das Probeessen ist dafür da, die bereits ausgewählten Gerichte zu prüfen und vielleicht noch Unklarheiten zu klären - nicht um den Speiseplan zu bestimmen.
Recht wichtig ist ein Pauschalpreis für Wasser. Ein gutes Angebot umfasst das Essen inkl. Wasser pauschal pro Person. Dies sollte für professionelle Veranstalter kein Problem darstellen. Beim Wein und den restlichen Getränken würde jede Pauschale einer Wette gleich kommen und ist daher oft nicht durchsetzbar. Weine sollten nicht vorgekorkt werden und das Leergut muss nach der Veranstaltung zur Kontrolle einsehbar sein. Eine gute Auswahl besteht aus 2 Weiß- und 2 Rotweinen (gibt den Gästen eine Wahl, überfordert aber weder Gäste noch Veranstalter).
Runde Tische sind sehr schön und eignen sich ideal für solche Veranstaltungen. Sollte es also möglich sein, so wären runde Tische mit Stuhlhussen ideal. Meistens sind aber keine runden Tische verfügbar und Stuhlhussen von der Reinigung her sehr teuer.